Die Seite Automations ist der Workflow-Builder für deinen Workspace. Baue
mehrstufige Graphen mit Auslösern, Aktionen, Testläufen und einem
vollständigen Ausführungsverlauf.
Dein Plan bestimmt das monatlich enthaltene Kontingent an
Automatisierungsläufen. Läufe über dieses Kontingent hinaus kosten
zusätzliche Credits zum Automation runs-Tarif des Workspace; aktuelle
Tarife findest du auf der Usage-Seite.
AI steps wie Custom Prompt, Extract Fields und MCP Call Tool können
zusätzliche Workspace-Credits verbrauchen. Der berechnete Betrag erscheint in
den Laufdetails und im Test-Panel.
Graph end: Ein Schritt ohne ausgehende Verbindung schließt den Lauf
erfolgreich ab. Stop, Return variables und Webhook respond beenden den Lauf
sofort und benötigen keine weitere Verbindung.
Automations und Agent Tools sind beides Wege, wie ein Assistent auf externe
Systeme zugreifen kann – nur zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Eine
Automatisierung ist eine feste Abfolge von Schritten, die du (oder Milian) im
Voraus entwirfst – meist gestartet durch einen Hintergrund-Auslöser wie On
Call Completed, wobei eine Live-Automatisierung einem Assistenten auch als
eine während des Gesprächs aufrufbare Aktion zugewiesen werden kann (siehe
Eine Automatisierung aus einem Gespräch heraus aufrufen weiter unten). So oder so läuft
immer die von dir gebaute Abfolge ab, nichts wird spontan entschieden. Tools
dagegen wählt und führt der Assistent selbst aus, live, in dem Moment, in dem
er sie braucht – etwas nachschlagen, einen Datensatz anlegen – siehe Agent
Tools.
Auslöser
- On Call Completed – nach Ende eines Sprachanrufs (inklusive Analyse).
Erfordert einen bestimmten Assistenten.
- On Inbound Call – wenn ein eingehender Anruf beginnt.
- Inject input variables – stellt beim Anrufstart Assistentenvariablen
bereit. Schließe mit Return variables ab.
- Email received – wenn eine neue eingehende E-Mail ankommt.
- Conversation started / ended – Messaging-Kanal geöffnet bzw.
geschlossen.
- Message received – jede eingehende Nachricht in einem Kanal, nicht nur
die erste.
- Contact created – ein neuer Audience-Kontakt entsteht. Wähle, welche
Quellen den Auslöser feuern sollen: Created manually (standardmäßig als
einzige aktiv), CSV / file import, API und CRM sync. Bleiben
Import und CRM Sync deaktiviert, löst ein Massenimport die Automatisierung
nicht für jede Zeile aus.
- Incoming Webhook – startet über die sichere Webhook-URL, die im
Auslöser angezeigt wird.
- Booking created / cancelled / rescheduled, Manual, Schedule
(bald).
- App events (Beta) – verbundene Apps wie Gmail oder GitHub stellen ihre
eigenen verfügbaren Auslöser bereit. Erfordert Beta Features im
Workspace.
Aktionen (Plugins)
Organisiert als Platform → type → action (Famulor, AI, Time, WhatsApp,
Telegram, X, HTTP, Slack, …).
- AI: Extract Fields, Custom Prompt
- Time: Delay For / Until, Get Current Date and Time, Convert Timezone,
Format
- Logic: Condition, Filter, Switch, Random, Stop, Note, Set variable,
Run Code, Loop on Items
- Contacts: Erstellen/Aktualisieren, per Telefonnummer abrufen,
Auflisten, Tags/Attribute hinzufügen
- Calls: Call Phone Number
- Messaging: SMS, Workspace-E-Mail, Send Email (SMTP) über eine
gespeicherte SMTP-Verbindung, Kanalnachrichten in offenen Konversationen
sowie genehmigte WhatsApp-Vorlagen an E.164-Nummern. Der Builder zeigt,
welche Aktionen Workspace-Messaging-Credits verbrauchen.
- Knowledge: Quelle hinzufügen / löschen / abrufen
- HTTP / webhooks: HTTP-Request, Slack-/Discord-/Teams-Incoming-Webhooks,
Webhook respond (synchronisiert HTTP-Status/Body für eingehende
Webhooks)
- CRM / SMTP / MCP connections: wiederverwendbare Zugangsdaten unter
Automations → Connections. Test Connection prüft ein SMTP-Relay
und sendet eine Testnachricht an die konfigurierte Adresse. Verfügbare
Integrationen werden im Verbindungsauswahldialog aufgeführt.
- Connected apps (Beta): Wähle unter Connections Browse apps, um
eine verfügbare App zu verbinden. Ihre unterstützten Tools und Auslöser
erscheinen danach im Builder. Erfordert Beta Features im Workspace.
- Airtable actions: Auflisten, Find record, Search records,
Find or create, per ID abrufen, Erstellen / Datensätze erstellen
(Batch ≤ 10), Aktualisieren, Löschen.
- MCP: Call tool – Verbindung + Tool-Mehrfachauswahl (oder alle) +
Agent-Prompt mit Flash-Variablen; der Agent wählt das Tool aus und befüllt
die Argumente
- Variables: Return variables (für
call.variables)
Die genauen Felder und das Verhalten jedes Triggers und jeder Aktion stehen in der Automation-Knotenreferenz.
Beispiel-Automatisierungen
Ein Auslöser und ein paar Aktionen reichen meist aus:
Beginne mit einem Auslöser und einer Aktion, prüfe, ob sie sich wie erwartet
verhält, und ergänze erst danach Verzweigungen. Referenziere Auslöser- und
Schrittdaten ({{data.call_id}} aus dem Auslöser, {{steps.step1.output}}
aus einem früheren Schritt), statt Werte fest zu verdrahten, verzweige mit
Condition/Filter, statt anzunehmen, dass ein externer Aufruf immer
gelingt, und nutze Run test bei jedem Schritt während des Bauens – er
läuft wirklich gegen die verbundene App und befüllt Insert Variable mit der
tatsächlichen Ausgabe.
Automatisierungen organisieren
Automatisierungen unterstützen frei definierbare Tags zur Filterung und
zeigen bei assistentenspezifischen Auslösern den gewählten Assistenten
an. Erstelle oder aktualisiere sie über die UI, POST/PATCH /api/v1/automations oder MCP (create_automation / update_automation).
Läufe & Fehlerbenachrichtigungen
Die Listenseite hat die Tabs Automations und Runs. Lege über
Alert settings einen Workspace-Posteingang für fehlgeschlagene Läufe fest
und schalte Benachrichtigungen ein oder aus.
Ist keine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt, gehen Benachrichtigungen an die
konfigurierten Support-Empfänger sowie an Workspace-Owner oder -Admins.
Fehlerbenachrichtigungen lassen sich pro Automatisierung ein- oder
ausschalten.
Eine Automatisierung aus einem Gespräch heraus aufrufen
Ein Assistent kann eine Automatisierung als Tool aufrufen, während ein
Gespräch noch läuft – nicht erst, wenn es endet. Erstelle unter Assistant →
Settings → Automations → During conversation eine für den Assistenten
aufrufbare Automatisierung und beschreibe in einfacher Sprache, wann der
Assistent sie einsetzen soll – ein Freitextfeld, das der Assistent liest,
bevor er entscheidet, sie aufzurufen. Die Verknüpfung entsteht automatisch;
baue die Schritte der Automatisierung aus, ordne ihre Antwort zu und schalte
die Automatisierung dann auf Live, denn der Assistent ruft nur
Automatisierungen auf, die Live sind.
Das funktioniert bei Voice-, Web-Chat-, Messaging- und E-Mail-Konversationen
auf die gleiche Weise, und ein Assistent kann mehr als eine aufrufbare
Automatisierung besitzen, jede mit eigener Beschreibung. Das Erstellen oder
Trennen einer solchen Verknüpfung ist eine Owner- oder Admin-Aktion. Das ist
getrennt von On Call Completed und den oben genannten Inbound-Triggern,
die außerhalb des Gesprächs auslösen, statt vom Assistenten selbst aufgerufen
zu werden.
Assistent-Webhook-Bindung
Wähle in der Webhook-Karte des Assistenten die Zustellung Automation und
eine Automatisierung mit dem Auslöser On Call Completed aus – oder
behalte eine benutzerdefinierte HTTPS-URL bei.
Fehlerbehebung
Ein WhatsApp-Schritt sendet nicht. WhatsApp Send Message
funktioniert nur innerhalb einer bereits offenen Konversation (Metas
24-Stunden-Servicefenster). Um jemanden außerhalb davon zu erreichen,
verwende stattdessen Send WhatsApp Template und stelle sicher, dass
diese Vorlage für den gewählten Sender bereits genehmigt ist. Das
vollständige Fenster und die Genehmigungsregeln findest du unter
WhatsApp.
Ein Schritt scheitert mit einer ungültigen Nummer. Aktionen erwarten
E.164 (+<Ländervorwahl><Nummer>) – ergänze eine Landesvorwahl, bevor du
eine Nummer im nationalen Format übergibst.
Ein Connector-Schritt scheitert bei jedem Lauf. Die zugrunde liegende
Verbindung ist wahrscheinlich getrennt, oder ihr Token ist abgelaufen.
Verbinde sie unter Automations → Connections neu. 
