Monday.com Integration Template

Integriere Monday.com Work OS in deine Mid-call Actions mit drei mächtigen Funktionen: Items suchen, Status aktualisieren und neue Items erstellen. Perfekt für Team-Koordination, Projekt-Tracking und agile Workflows.

Überblick & Funktionen

Items suchen

GraphQL-basierte Board-Durchsuchung
Multi-Board-Queries möglich
Column-Value-Filtering
Customer-spezifische Item-Lookups

Status aktualisieren

Echtzeit-Status-Updates
Column-Value-Modifications
Priority und Assignment-Changes
Progress-Tracking-Integration

Items erstellen

Automatische Task-Creation aus Gespräch
Group-basierte Organisation
Custom Column-Values setzen
Team-Assignment und Deadline-Setting

Monday.com API & Workspace Setup

1. Monday.com API-Zugang einrichten

Monday.com Account & Permissions

Stelle sicher, dass du Admin-Rechte in deinem Monday.com Account hast
Navigiere zu “Profile” → “Admin” → “API”
Überprüfe verfügbare Boards und deren IDs

API Token generieren

API-Token-Erstellung:
"Profile" → "Admin" → "API"
"API v2 Token" → "Generate"
Token-Name: "Famulor Mid-Call Integration"
Token kopieren und sicher speichern
Permissions: Lesen und Schreiben für relevante Boards

Board-IDs und Struktur analysieren

Board-Information sammeln:
  1. Relevante Boards identifizieren:
     - Sales Pipeline Board (ID: 1234567890)
     - Support Tickets Board (ID: 2345678901)
     - Feature Requests Board (ID: 3456789012)
  
  2. Column-IDs dokumentieren:
     - Status Column: "status"
     - Priority Column: "priority" 
     - Assignee Column: "person"
     - Date Column: "date4"
  
  3. Group-IDs für Organisation:
     - "new_group" für neue Items
     - "topics" für Standard-Tasks

GraphQL-Schema verstehen

Monday.com nutzt GraphQL für alle API-Operationen
Queries für Daten-Abruf (search_monday_items)
Mutations für Änderungen (update_monday_status, create_monday_item)
Strukturierte Response-Handling erforderlich

Tool 1: Items suchen

Konfiguration im Famulor Interface

Werkzeugdetails
Request Body Template

Feld	Wert
Name*	`Monday.com Items suchen`
Beschreibung	”Sucht Items nach verschiedenen Kriterien in Monday.com Boards für Status-Updates und Follow-ups”
Funktionsname*	`search_monday_items`
Funktionsbeschreibung*	“Durchsucht Monday.com Boards. Verwenden Sie dies, um bestehende Tasks zu finden, Status zu prüfen oder Kundenbezogene Items zu lokalisieren.”
HTTP-Methode	`POST`
Timeout (ms)	`5000`
Endpoint*	`https://api.monday.com/v2`

{
  "query": "query { boards (ids: {board_ids}) { items (limit: 50) { id name column_values { id text value } created_at updated_at } } }"
}

Parameter-Schema für Item-Suche

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "board_ids": {
      "type": "array",
      "items": {"type": "integer"},
      "description": "Monday.com Board IDs zum Durchsuchen",
      "examples": [[1234567890], [1234567890, 2345678901]]
    },
    "search_term": {
      "type": "string",
      "description": "Suchbegriff für Item-Namen oder Column-Values (wird in GraphQL-Filter integriert)"
    },
    "status_filter": {
      "type": "string",
      "enum": ["", "Working on it", "Done", "Stuck", "Not Started"],
      "description": "Filtert Items nach Status-Column"
    },
    "limit": {
      "type": "integer",
      "description": "Maximum number of items to return",
      "default": 20,
      "minimum": 1,
      "maximum": 100
    }
  },
  "required": ["board_ids"]
}

Response-Mapping

{
  "items": "data.boards[0].items",
  "totalCount": "data.boards[0].items.length"
}

Tool 2: Status aktualisieren

Konfiguration im Famulor Interface

Werkzeugdetails
GraphQL Mutation

Feld	Wert
Name*	`Monday.com Status Update`
Beschreibung	”Aktualisiert den Status oder andere Column-Values eines Monday.com Items”
Funktionsname*	`update_monday_status`
Funktionsbeschreibung*	“Aktualisiert ein Monday.com Item. Verwenden Sie dies, um Task-Status zu ändern, Assignees zu aktualisieren oder Deadline-Änderungen vorzunehmen.”
HTTP-Methode	`POST`
Timeout (ms)	`5000`
Endpoint*	`https://api.monday.com/v2`

{
  "query": "mutation { change_column_value (board_id: {board_id}, item_id: {item_id}, column_id: \"{column_id}\", value: \"{value}\") { id name column_values { id text value } } }"
}

Parameter-Schema für Updates

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "board_id": {
      "type": "integer",
      "description": "Monday.com Board ID des zu aktualisierenden Items"
    },
    "item_id": {
      "type": "integer", 
      "description": "Item ID (aus vorheriger Suche oder bekannt)"
    },
    "column_id": {
      "type": "string",
      "description": "Column ID für Update (z.B. 'status', 'priority', 'person')",
      "examples": ["status", "priority", "person", "date4", "text"]
    },
    "value": {
      "type": "string",
      "description": "Neuer Wert für die Column (JSON-String für komplexe Columns)"
    },
    "update_reason": {
      "type": "string",
      "description": "Grund für das Update (für Audit-Trail)",
      "examples": ["Customer Call Update", "Status Change", "Priority Escalation"]
    }
  },
  "required": ["board_id", "item_id", "column_id", "value"]
}

Response-Mapping

{
  "itemId": "data.change_column_value.id",
  "itemName": "data.change_column_value.name"
}

Tool 3: Item erstellen

Konfiguration im Famulor Interface

Werkzeugdetails
GraphQL Mutation

Feld	Wert
Name*	`Monday.com Item erstellen`
Beschreibung	”Erstellt ein neues Item (Task) in einem Monday.com Board basierend auf Gesprächsinhalten”
Funktionsname*	`create_monday_item`
Funktionsbeschreibung*	“Erstellt ein neues Item in Monday.com. Verwenden Sie dies für Action Items, Follow-up-Tasks oder Kundenanfragen aus dem Gespräch.”
HTTP-Methode	`POST`
Timeout (ms)	`5000`
Endpoint*	`https://api.monday.com/v2`

{
  "query": "mutation { create_item (board_id: {board_id}, group_id: \"{group_id}\", item_name: \"{item_name}\", column_values: \"{column_values}\") { id name created_at column_values { id text value } } }"
}

Parameter-Schema für Item-Creation

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "board_id": {
      "type": "integer",
      "description": "Monday.com Board ID wo das Item erstellt werden soll"
    },
    "group_id": {
      "type": "string",
      "description": "Gruppe/Sektion ID innerhalb des Boards (z.B. 'new_group', 'topics')",
      "examples": ["new_group", "topics", "this_week", "next_week"]
    },
    "item_name": {
      "type": "string", 
      "description": "Name des neuen Items/Tasks"
    },
    "column_values": {
      "type": "string",
      "description": "JSON-String mit Column-Values für Initialisierung",
      "examples": [
        "{\"status\": {\"label\": \"Working on it\"}, \"priority\": {\"label\": \"High\"}}",
        "{\"person\": {\"personsAndTeams\": [{\"id\": 12345}]}, \"date4\": {\"date\": \"2024-01-20\"}}"
      ]
    },
    "customer_name": {
      "type": "string",
      "description": "Kundenname für Item-Kategorisierung (wird in Text-Column eingefügt)"
    },
    "phone_number": {
      "type": "string",
      "description": "Kundenkontakt für Follow-ups (wird in Text-Column eingefügt)"
    },
    "priority": {
      "type": "string",
      "enum": ["Critical", "High", "Medium", "Low"],
      "description": "Prioritätsstufe basierend auf Gesprächskontext",
      "default": "Medium"
    },
    "due_date": {
      "type": "string",
      "format": "date",
      "description": "Deadline für die Aufgabe (YYYY-MM-DD)"
    },
    "estimated_hours": {
      "type": "number",
      "description": "Geschätzte Arbeitszeit in Stunden",
      "minimum": 0.5,
      "maximum": 100
    }
  },
  "required": ["board_id", "item_name"]
}

Praktische Anwendungsszenarien

Szenario 1: Customer-Support-Workflow

Problem-Assessment & Item-Lookup

Kunde: "Mein Ticket SUP-123 - gibt es Updates?"

KI: "Ich schaue nach Ihrem Ticket..."

search_monday_items:
  board_ids: [2345678901]  # Support Board
  search_term: "SUP-123"

GraphQL Query:
  query { 
    boards (ids: [2345678901]) { 
      items (limit: 50) { 
        id name 
        column_values { 
          id text value 
        } 
      } 
    } 
  }

Status-Update basierend auf Gespräch

Wenn Problem gelöst:
  KI: "Ich markiere Ihr Ticket als erledigt..."
  
update_monday_status:
  board_id: 2345678901
  item_id: 987654321  # Aus Search-Result
  column_id: "status"
  value: "{\"label\": \"Done\"}"

GraphQL Mutation:
  mutation { 
    change_column_value (
      board_id: 2345678901, 
      item_id: 987654321, 
      column_id: "status", 
      value: "{\"label\": \"Done\"}"
    ) { 
      id name 
    } 
  }

Szenario 2: Sales-Pipeline-Management

Lead-to-Item-Creation

Sales-Call-Workflow:

Kunde zeigt Interesse an Demo:
  
create_monday_item:
  board_id: 1234567890  # Sales Board
  group_id: "new_leads"
  item_name: "Demo Request - Beispiel AG"
  column_values: "{
    \"status\": {\"label\": \"Working on it\"},
    \"priority\": {\"label\": \"High\"},
    \"person\": {\"personsAndTeams\": [{\"id\": 12345}]},
    \"date4\": {\"date\": \"2024-01-20\"},
    \"text\": \"Customer: Max Mustermann, Phone: +49123456789\"
  }"

Ergebnis:
  - Item im Sales-Board erstellt
  - Automatische Assignment an Sales-Rep
  - Deadline für Demo-Vorbereitung gesetzt
  - Customer-Kontaktdaten hinterlegt

Deal-Status-Tracking

Pipeline-Updates während Gespräch:

Deal-Progress-Update:
  
Kunde: "Wir haben das Budget genehmigt!"

KI: "Fantastisch! Ich aktualisiere den Deal-Status..."

update_monday_status (Status):
  column_id: "status"
  value: "{\"label\": \"Contract Negotiation\"}"

update_monday_status (Budget):
  column_id: "budget_approved"  
  value: "{\"checked\": \"true\"}"

update_monday_status (Notes):
  column_id: "text"
  value: "Budget approved in call on {date} - ready for contract phase"

Szenario 3: Project-Koordination

GraphQL-Queries & Mutations im Detail

Erweiterte Search-Queries

Multi-Board-Search mit Filtering

query SearchCustomerItems($boards: [Int!], $customerName: String!) {
  boards(ids: $boards) {
    id
    name
    items(limit: 50) {
      id
      name
      column_values {
        id
        text
        value
      }
      created_at
      updated_at
    }
  }
}

Verwendung für Customer-Lookup:

Customer-Name in Text-Columns suchen
Status-Filter anwenden
Cross-Board-Search möglich

Status-basierte Filtering

query GetOpenTasks($boardId: Int!, $statusLabel: String!) {
  boards(ids: [$boardId]) {
    items {
      id
      name
      column_values(ids: ["status"]) {
        ... on StatusValue {
          text
          label
          color
        }
      }
    }
  }
}

Complex Column-Value-Updates

Status-Column-Updates
People & Date Columns
Complex Text & Numbers

{
  "Status": "{\"label\": \"Working on it\"}",
  "Priority": "{\"label\": \"High\"}",
  "Checkbox": "{\"checked\": \"true\"}"
}

{
  "Person Assignment": "{\"personsAndTeams\": [{\"id\": 12345, \"kind\": \"person\"}]}",
  "Date Column": "{\"date\": \"2024-01-20\"}",
  "Timeline": "{\"from\": \"2024-01-20\", \"to\": \"2024-01-25\"}"
}

{
  "Long Text": "Detailed description from customer call...",
  "Numbers": "{\"number\": 50000}",
  "Email": "{\"email\": \"customer@example.com\", \"text\": \"Max Mustermann\"}"
}

Response-Verarbeitung

Item-Search Response

{
  "data": {
    "boards": [
      {
        "items": [
          {
            "id": "987654321",
            "name": "Demo Request - Beispiel AG",
            "column_values": [
              {
                "id": "status",
                "text": "Working on it",
                "value": "{\"label\": \"Working on it\", \"color\": \"#fdab3d\"}"
              },
              {
                "id": "person",
                "text": "Sales Team",
                "value": "{\"personsAndTeams\": [{\"id\": 12345, \"kind\": \"person\"}]}"
              }
            ],
            "created_at": "2024-01-15T10:30:00Z",
            "updated_at": "2024-01-15T14:20:00Z"
          }
        ]
      }
    ]
  }
}

Natürliche Sprachintegration

Search-Results-Kommunikation

Template: "{{totalCount}} Items gefunden. Erste Ergebnisse: {{items[0].name}}, {{items[1].name}}"Erweiterte Interpretationen:

Wenn Items gefunden:
  "Ich habe 3 relevante Aufgaben gefunden. Ihr Demo-Request mit Beispiel AG 
   ist aktuell in Bearbeitung und wird von unserem Sales-Team betreut."

Wenn keine Items:
  "Ich konnte keine passenden Aufgaben finden. Soll ich eine neue erstellen?"

Mit Status-Context:
  "Ihr Support-Ticket ist seit gestern in Bearbeitung. 
   Das Team arbeitet aktiv an der Lösung."

Update & Creation-Bestätigungen

Status-Update-Template: "Status aktualisiert für: {{itemName}}"Creation-Template: "Aufgabe erstellt: {{itemName}} (ID: {{itemId}})"Business-Context-Integration:

Mit Team-Assignment:
  "Aufgabe wurde erstellt und an das Entwicklungsteam zugewiesen."

Mit Deadline:
  "Feature-Request wurde mit Deadline Ende Januar eingeplant."

Mit Priority-Escalation:
  "Support-Ticket wurde als High-Priority markiert und priorisiert bearbeitet."

Erweiterte Monday.com Features

Automation & Workflows

Monday.com Automation-Rules

Board-Automation-Integration:
  
Wenn Mid-Call-Item erstellt:
  → Automatische Email-Benachrichtigung an Assignee
  → Slack-Notification in Team-Channel
  → Due-Date-Reminder 24h vorher
  
Wenn Status = "Done":
  → Customer-Benachrichtigung via Email
  → Move Item to "Completed" Group
  → Archive nach 30 Tagen
  
Wenn Priority = "Critical":
  → Sofortige Manager-Benachrichtigung
  → Auto-assign to Senior Team Member
  → SLA-Timer activation

Cross-Board-Integration

Multi-Board-Workflows:
  
Sales-Support-Bridge:
  Sales-Item → Create linked Support-Item
  Support-Resolution → Update Sales-Status
  
Development-Planning:
  Feature-Request → Create Epic in Dev-Board
  Epic-Progress → Update Customer-Communication-Board
  
Customer-Success-Tracking:
  Support-Issue → Create CS-Follow-up-Item
  Project-Milestone → Create Customer-Check-in

Advanced Column-Types

Customer-Management-Columns
Project-Tracking-Columns

Customer-Database-Integration:
  
Customer-Info-Columns:
  - "Customer Name": Text field
  - "Contact Email": Email field  
  - "Phone Number": Phone field
  - "Company Size": Dropdown (Small/Medium/Large)
  - "Industry": Dropdown (Tech/Healthcare/Finance/...)
  
Business-Context:
  - "Deal Size": Numbers (€)
  - "Urgency": Rating (1-5 stars)
  - "Last Contact": Date
  - "Next Follow-up": Date

Project-Management-Columns:
  
Progress-Tracking:
  - "Completion %": Progress bar
  - "Time Spent": Time tracking
  - "Budget Used": Numbers with currency
  
Dependencies:
  - "Blocked By": Connect boards (Dependencies)
  - "Related Items": Connect boards (Same board)
  - "Parent Epic": Connect boards (Cross-reference)
  
Quality-Assurance:
  - "Review Status": Dropdown
  - "Testing Notes": Long text
  - "Acceptance Criteria": Checklist

Performance & Analytics

Monday.com Integration-KPIs

Metrik	Beschreibung	Zielwert
Item Creation Success Rate	% erfolgreich erstellter Items	>99%
GraphQL Query Performance	Durchschnittliche Response-Zeit	<1.5 Sekunden
Update Success Rate	% erfolgreiche Column-Updates	>98%
Team Adoption Rate	% der Items mit Mid-Call-Origin die bearbeitet werden	>85%

Business Impact Tracking

Workflow-Efficiency

Productivity-Metriken:
  - Reduzierte Zeit von Gespräch zu Task-Assignment
  - Höhere Follow-up-Rate durch automatische Item-Creation
  - Verbesserte Team-Coordination durch structured Data
  - Reduzierte "vergessene Action Items"

Customer-Experience-Impact

Customer-Satisfaction:
  - Schnellere Problem-Resolution durch sofortige Ticket-Creation
  - Höhere Transparenz durch Item-Status-Sharing
  - Proaktive Updates durch Automation-Rules
  - Reduzierte "Lost in System"-Erfahrungen

Fehlerbehandlung

Monday.com GraphQL Errors

Authentication Error

Error: "Invalid authentication credentials"

Ursache: API-Token ungültig oder abgelaufen

Fallback:
  "Monday.com-Synchronisation ist momentan nicht verfügbar. 
   Ich dokumentiere die Aufgabe für manuelle Erstellung."

Resolution:
  - API-Token überprüfen und erneuern
  - Account-Permissions validieren
  - Board-Access-Rights überprüfen

Board/Item nicht gefunden

Error: "Resource not found"

Mögliche Ursachen:
  - Board-ID falsch oder Board gelöscht
  - Item-ID existiert nicht
  - Unzureichende Berechtigungen

Intelligent-Fallback:
  - Alternative Board-IDs versuchen
  - Default-Board für neue Items verwenden
  - Admin-Benachrichtigung über Konfigurationsproblem

GraphQL-Syntax-Errors

Error: "Query error: Syntax error"

Handling:
  - Fallback auf einfachere Query
  - Parameter-Validation vor API-Call
  - Dynamic Query-Building mit Error-Checking

Recovery-Strategy:
  "Es gab ein technisches Problem mit der Monday.com-Integration. 
   Ich verwende eine alternative Methode."

GraphQL-Komplexität: Monday.com verwendet GraphQL, was komplexere Query-Strukturen erfordert. Teste alle Queries ausführlich in der Monday.com API-Playground, bevor du sie in Production verwendest.

Productivity-Tipp: Nutze Monday.com-Automation-Rules in Kombination mit den Mid-call Actions, um vollständige Workflow-Automation zu erreichen. Dies maximiert den ROI der Integration.

Passende Seiten: Introduction und Building Flows und Debugging Runs.

Statt einzelner HTTP-Aktionen ein ganzes Toolset auf einmal? Externen MCP-Server verbinden — Tools werden automatisch erkannt. Siehe MCP-Server.

Mid-Call-Tools

Mid-Call-Tools Integrationen

Monday.com Integration

Monday.com Integration Template

Überblick & Funktionen

Items suchen

Status aktualisieren

Items erstellen

Monday.com API & Workspace Setup

1. Monday.com API-Zugang einrichten

Tool 1: Items suchen

Konfiguration im Famulor Interface

Parameter-Schema für Item-Suche

Response-Mapping

Tool 2: Status aktualisieren

Konfiguration im Famulor Interface

Parameter-Schema für Updates

Response-Mapping

Tool 3: Item erstellen

Konfiguration im Famulor Interface

Parameter-Schema für Item-Creation

Praktische Anwendungsszenarien

Szenario 1: Customer-Support-Workflow

Szenario 2: Sales-Pipeline-Management

Szenario 3: Project-Koordination

GraphQL-Queries & Mutations im Detail

Erweiterte Search-Queries

Complex Column-Value-Updates

Response-Verarbeitung

Item-Search Response

Natürliche Sprachintegration

Erweiterte Monday.com Features

Automation & Workflows

Advanced Column-Types

Performance & Analytics

Monday.com Integration-KPIs

Business Impact Tracking

Fehlerbehandlung

Monday.com GraphQL Errors

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​Überblick & Funktionen

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Status aktualisieren

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​Monday.com API & Workspace Setup

​1. Monday.com API-Zugang einrichten

​Tool 1: Items suchen

​Konfiguration im Famulor Interface

​Parameter-Schema für Item-Suche

​Response-Mapping

​Tool 2: Status aktualisieren

​Konfiguration im Famulor Interface

​Parameter-Schema für Updates

​Response-Mapping

​Tool 3: Item erstellen

​Konfiguration im Famulor Interface

​Parameter-Schema für Item-Creation

​Praktische Anwendungsszenarien

​Szenario 1: Customer-Support-Workflow

​Szenario 2: Sales-Pipeline-Management

​Szenario 3: Project-Koordination

​GraphQL-Queries & Mutations im Detail

​Erweiterte Search-Queries

​Complex Column-Value-Updates

​Response-Verarbeitung

​Item-Search Response

​Natürliche Sprachintegration

​Erweiterte Monday.com Features

​Automation & Workflows

​Advanced Column-Types

​Performance & Analytics

​Monday.com Integration-KPIs

​Business Impact Tracking

​Fehlerbehandlung

​Monday.com GraphQL Errors

Monday.com Integration Template

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Tool 1: Items suchen

Konfiguration im Famulor Interface

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Response-Mapping

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Parameter-Schema für Updates

Response-Mapping

Tool 3: Item erstellen

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Parameter-Schema für Item-Creation

Praktische Anwendungsszenarien

Szenario 1: Customer-Support-Workflow

Szenario 2: Sales-Pipeline-Management

Szenario 3: Project-Koordination

GraphQL-Queries & Mutations im Detail

Erweiterte Search-Queries

Complex Column-Value-Updates

Response-Verarbeitung

Item-Search Response

Natürliche Sprachintegration

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