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Importiere große Mengen an Leads aus CSV- oder Excel-Dateien in Famulor – mit automatischer Validierung, Hintergrundverarbeitung und umfassenden Fehlerberichten.

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Überblick über den Import-Prozess

Das Lead-Import-System unterstützt:
  • CSV- und Excel-Dateien (.csv, .xlsx, .xls)
  • Hintergrundverarbeitung für große Dateien
  • Automatische Validierung mit Fehlerberichten
  • Sekundäre Kontakte im selben Import
  • Variablen-Mapping aus der Assistenten-Konfiguration

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Import-Datei vorbereiten

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Erforderliche Spalten

Deine Import-Datei muss enthalten:

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Optionale Spalten

  • Spalten für sekundäre Kontakte: Zusätzliche Telefonnummern
  • Variablen-Überschreibungen: Individuelle Werte für einzelne Leads

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Beispiel für das Dateiformat

phone_number,customer_name,company,budget_range,secondary_phone_1,secondary_phone_2
+491701234567,Max Mustermann,ABC GmbH,10k-50k,+491701234568,+491701234569
+491707654321,Erika Musterfrau,XYZ AG,50k-100k,+491707654322,
+491704567890,Bernd Beispiel,Tech Start,5k-10k,,

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Import-Konfiguration

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1. Kampagne auswählen

Wähle die Ziel-Kampagne aus dem Dropdown. Die Variablen des Assistenten bestimmen, welche Spalten beim Mapping erwartet werden.

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2. Sekundäre Kontakte

Lege fest, wie viele sekundäre Telefonnummern jeder Lead hat (0–10). Wenn deine Datei zusätzliche Telefonnummern neben dem primären Kontakt enthält, gib hier die Anzahl an.

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3. Telefonnummern-Format

Wähle das Format deiner Telefonnummern: Internationales Format (empfohlen)
  • Nummern enthalten bereits die Ländervorwahl mit +-Präfix
  • Beispiel: +491701234567, +431234567890
  • Keine Länderauswahl nötig
  • Mehrere Länder können in derselben Datei gemischt werden
Nationales Format
  • Nummern ohne Ländervorwahl
  • Beispiel: 01701234567
  • Ländervorwahl muss beim Import ausgewählt werden
  • Wichtig: Teile deine Dateien nach Ländern auf – alle Nummern in einer Datei müssen aus demselben Land stammen
  • Das System ergänzt die gewählte Ländervorwahl bei allen Nummern
Beim nationalen Format musst du pro Land eine eigene Datei importieren. Mische keine Nummern aus verschiedenen Ländern in derselben Datei.

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4. Auswahl der Ländervorwahl

Erscheint nur, wenn „Nationales Format“ ausgewählt ist. Wähle das Land, das zu allen Telefonnummern in deiner Datei passt. Das System stellt die Ländervorwahl automatisch allen Nummern voran.

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Import-Schritte

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1. Import starten

  1. Navigiere zum Bereich Leads oder zum Leads-Tab der Kampagne
  2. Klicke auf „Leads importieren“
  3. Wähle die Kampagne für die Lead-Zuweisung
  4. Lade die Beispieldatei herunter, um das erwartete Format zu sehen

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2. Hochladen und Spalten zuordnen

  1. Datei auswählen: Wähle deine CSV- oder Excel-Datei
  2. Spalten-Mapping: Ordne deine Dateispalten den Systemfeldern zu:
    • Telefonnummer (erforderlich): Wähle die Spalte mit den Telefonnummern
    • Assistenten-Variablen: Ordne jeder Variable die passende Spalte zu
    • Sekundäre Kontakte: Falls konfiguriert, ordne sekundäre Telefonnummern und Variablen zu
  3. Auto-Erkennung: Das System erkennt Zuordnungen automatisch anhand gängiger Spaltennamen
  4. Prüfen und importieren: Bestätige die Zuordnungen und klicke auf „Importieren“

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3. Hintergrundverarbeitung

  • Warteschlangen-Verarbeitung: Große Dateien werden im Hintergrund verarbeitet
  • Fortschrittsanzeige: Der Import-Status aktualisiert sich automatisch
  • Benachrichtigung: E-Mail-Benachrichtigung nach Abschluss des Imports
  • Fehlerbericht: Lade einen Bericht über fehlgeschlagene Zeilen herunter

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Validierungsregeln

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Telefonnummern-Validierung

  • Formatprüfung: Internationales Format bevorzugt (+491701234567)
  • Duplikat-Erkennung: Verhindert doppelte Telefonnummern
  • Ungültige Nummern: Werden automatisch markiert und übersprungen

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Variablen-Validierung

  • Pflichtfelder: Als erforderlich markierte Variablen müssen Werte haben
  • Datentypen: Text-, Zahlen- und Boolean-Validierung, wo zutreffend
  • Längenbegrenzungen: Maximale Zeichenlimits werden durchgesetzt

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Validierung sekundärer Kontakte

  • Telefonformat: Gleiche Validierung wie bei primären Nummern
  • Eindeutige Nummern: Sekundäre Kontakte müssen sich vom primären unterscheiden
  • Variablen-Konsistenz: Variablen sekundärer Kontakte werden unabhängig validiert

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Fehlerbehandlung

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Automatische Fehlerbehandlung

Das Import-System behandelt Validierungsfehler automatisch:
  • Gültige Zeilen importiert: Erfolgreich validierte Leads werden der Kampagne hinzugefügt
  • Ungültige Zeilen übersprungen: Zeilen, die die Validierung nicht bestehen, werden automatisch ausgeschlossen
  • Fehlerbericht erstellt: Ein detaillierter Bericht über alle fehlgeschlagenen Zeilen wird generiert
  • Teilerfolg: Der Import wird mit allen gültigen Leads erfolgreich abgeschlossen; fehlgeschlagene Zeilen werden protokolliert

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Häufige Validierungsfehler

  • Ungültige Telefonnummern: Falsches Format oder nicht existierende Nummern
  • Fehlende Pflichtfelder: Leere Werte bei erforderlichen Variablen
  • Doppelte Telefonnummern: Telefonnummer existiert bereits im System
  • Dateiformat-Probleme: Beschädigtes oder nicht unterstütztes Dateiformat

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Fehlerbericht herunterladen

Nach Abschluss des Imports:
  • Download-Link in der Benachrichtigung
  • Detaillierte Fehlerbeschreibungen für jede fehlgeschlagene Zeile
  • Korrektur-Hinweise zur Behebung der Probleme
  • Erneuter Import mit korrigierten Daten möglich

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Import sekundärer Kontakte

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Mehrere Telefonnummern pro Lead

Füge zusätzliche Spalten für sekundäre Kontakte hinzu: 
phone_number,customer_name,secondary_phone_1,secondary_phone_2,secondary_phone_3
+491701234567,Max Mustermann,+491701234568,+491701234569,+491701234570

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Variablen für sekundäre Kontakte

Füge Variablen hinzu, die spezifisch für sekundäre Kontakte sind: 
phone_number,customer_name,secondary_phone_1,secondary_1_name,secondary_1_role
+491701234567,Max Mustermann,+491701234568,Erika Musterfrau,Entscheiderin

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Kontakt-Reihenfolge

  • Primärer Kontakt: Wird immer zuerst angerufen
  • Sekundäre Reihenfolge: Anrufe in Spaltenreihenfolge (secondary_phone_1, dann secondary_phone_2 usw.)
  • Kampagnen-Koordination: Berücksichtigt die Wiederholungs-Einstellungen der Kampagne zwischen Kontakten

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Umgang mit großen Dateien

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Hintergrundverarbeitung

  • Automatische Warteschlange: Dateien mit über 1.000 Zeilen werden im Hintergrund verarbeitet
  • Speichereffizienz: Streaming-Verarbeitung verhindert Timeouts
  • Fortschrittsanzeige: Status-Updates in Echtzeit
  • Systemleistung: Keine Auswirkungen auf die Plattform-Performance während des Imports

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Benachrichtigungssystem

  • E-Mail-Benachrichtigungen: Werden nach Abschluss des Imports versendet
  • Erfolgs-Zusammenfassung: Anzahl erfolgreich importierter Leads
  • Fehler-Zusammenfassung: Anzahl und Details fehlgeschlagener Zeilen
  • Download-Links: Zugriff auf Fehlerberichte und importierte Daten

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Verarbeitungszeit

  • Kleine Dateien (< 100 Zeilen): Meist innerhalb von 1 Minute abgeschlossen
  • Mittlere Dateien (100–1.000 Zeilen): Typischerweise 2–5 Minuten
  • Große Dateien (1.000+ Zeilen): 10–30 Minuten je nach Komplexität
  • Sehr große Dateien (10k+ Zeilen): Können mehrere Stunden dauern

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Best Practices

  • Beispieldatei nutzen: Lade die bereitgestellte Vorlage für das korrekte Format herunter
  • Telefonformat: Internationales Format ohne Trennzeichen (+491701234567)
  • Saubere Daten: Entferne leere Zeilen und prüfe die Inhalte
  • Erst testen: Starte mit einem kleinen Batch, um das Format zu verifizieren
  • Variablen abgleichen: Stelle sicher, dass die Spalten zur Assistenten-Konfiguration passen
Detaillierte Hilfe bei häufigen Import-Problemen findest du im Leads-Troubleshooting.
Informationen zur Verwaltung importierter Leads findest du unter Leads verwalten.