So richtest du eine DSGVO-konforme Weiterleitung ein, wenn Kunden keine Aufzeichnung oder keine Datenerfassung wünschen.Diese Lösung deckt zwei typische DSGVO-Szenarien ab:
- Der Kunde möchte nicht, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.
- Der Kunde möchte keine sensiblen persönlichen Daten an eine KI weitergeben.
- entweder an einen zweiten Assistenten ohne Aufzeichnung
- oder direkt an einen menschlichen Mitarbeiter
Wann diese Lösung sinnvoll ist
Nutze diese Einrichtung, wenn dein Assistent:- zu Beginn des Gesprächs um Zustimmung zur Aufzeichnung bittet
- Termine bucht oder andere sensible Daten abfragt
- DSGVO-konform auf Ablehnung reagieren soll
Empfohlene Logik: Wenn der Kunde die Aufzeichnung ablehnt, leite zuerst an einen zweiten Assistenten ohne Aufzeichnung weiter. Wenn der Kunde zusätzlich die Erfassung persönlicher Daten ablehnt, leite direkt an einen echten Mitarbeiter weiter.
Voraussetzungen
Bevor du startest, benötigst du:- einen bestehenden Hauptassistenten
- eine zweite Telefonnummer
- eine Zielnummer für die Weiterleitung an einen echten Mitarbeiter
- Zugriff auf Prompt & Werkzeuge
Einrichtung Schritt für Schritt
1. Hauptassistenten duplizieren
- Öffne deinen bestehenden Assistenten.
- Dupliziere ihn.
- Benenne die Kopie eindeutig, z. B.
Heidi ohne Aufzeichnung.
2. Zweite Telefonnummer zuweisen
- Öffne den duplizierten Assistenten.
- Weise ihm deine zweite Telefonnummer zu.
- Klicke auf Speichern.
3. Aufzeichnung beim kopierten Assistenten deaktivieren
- Scrolle im kopierten Assistenten nach unten bis zu Anruf aufzeichnen.
- Deaktiviere die Aufzeichnung.
- Klicke erneut auf Speichern.
4. Weiterleitung vom Non-Record-Assistenten an einen Menschen einrichten
- Öffne beim duplizierten Assistenten den Bereich Prompt & Werkzeuge.
- Füge eine Anrufweiterleitung hinzu.
- Trage dort die Telefonnummer des Mitarbeiters oder Geschäftsführers ein.
- Hinterlege die Prompt-Regel für die Weiterleitung bei Ablehnung sensibler Daten.
- Speichere den Assistenten.
Prompt Nr. 1: Non-Record auf echten Menschen
5. Nummer des Non-Record-Assistenten kopieren
- Öffne den kopierten Assistenten ohne Aufzeichnung.
- Kopiere dessen zugewiesene Telefonnummer.
6. Weiterleitung vom Hauptassistenten zum Non-Record-Assistenten einrichten
- Öffne wieder deinen ursprünglichen Hauptassistenten.
- Geh zu Prompt & Werkzeuge.
- Füge eine Anrufweiterleitung hinzu.
- Trage als Ziel die Telefonnummer des Assistenten ohne Aufzeichnung ein.
- Hinterlege die Prompt-Regel für den Fall, dass der Kunde die Aufzeichnung ablehnt.
- Speichere den Hauptassistenten.
Prompt Nr. 2: Record auf Non-Record
7. System-Prompt des Hauptassistenten ergänzen
Damit die Weiterleitung zuverlässig ausgelöst wird, muss der Hauptassistent die Frage zur Aufzeichnung überhaupt aktiv stellen. Ergänze daher im System-Prompt eine klare Regel, dass:- zu Beginn nach Zustimmung zur Aufzeichnung gefragt wird
- bei Ablehnung die Weiterleitung zum Non-Record-Assistenten erfolgt
Empfohlener Gesprächsfluss
Testen der Einrichtung
Teste die komplette Kette mit echten Testanrufen:- Ruf deinen Hauptassistenten an.
- Lehne die Aufzeichnung ab.
- Prüfe, ob der Anruf an den zweiten Assistenten ohne Recording weitergeleitet wird.
- Lehne dort zusätzlich die Angabe persönlicher Daten ab.
- Prüfe, ob die Weiterleitung an den menschlichen Mitarbeiter funktioniert.
Teste beide Szenarien getrennt:
- Ablehnung der Aufzeichnung
- Ablehnung sensibler Datenerfassung
Häufige Fehler
Die Weiterleitung wird nicht ausgelöst
- Prüfe, ob die Regel zusätzlich im System-Prompt steht
- Prüfe, ob die Weiterleitungslogik im richtigen Assistenten hinterlegt wurde
- Teste mit klaren Formulierungen wie
Ich möchte keine Aufzeichnung
Der zweite Assistent zeichnet trotzdem auf
- Kontrolliere beim duplizierten Assistenten die Einstellung Anruf aufzeichnen
- Speichere nach der Änderung erneut
Die Weiterleitung an den Mitarbeiter funktioniert nicht
- Prüfe die Zielnummer im Weiterleitungs-Tool
- Teste die Nummer direkt manuell
- Prüfe, ob die Telefonnummer im internationalen Format hinterlegt ist